天津地處渤海之濱,是我國北方重要的港口城市。天津口岸腹地廣闊,是我國北方對外開(kāi)放的門(mén)戶(hù),是實(shí)施濱海新區國家戰略的窗口。新中國成立后,特別是改革開(kāi)放以來(lái),天津口岸經(jīng)過(guò)大規模的建設和發(fā)展,現已擁有天津海港口岸(含海面油田交貨點(diǎn))、天津空港口岸兩個(gè)對外開(kāi)放的一類(lèi)口岸。同時(shí),天津口岸與內地口岸區域合作及天津電子口岸建設都取得了突破性進(jìn)展。天津市人民政府口岸服務(wù)辦公室是負責本市口岸綜合協(xié)調服務(wù)的市政府直屬機構。
伴隨著(zhù)信息化的快速發(fā)展,天津市人民政府口岸辦的管理任務(wù)逐漸加重,急需借助信息化手段,開(kāi)啟協(xié)同的辦公方式,助力管理的及時(shí)、高效。在對OA系統的選型方面,我們OA系統憑借多年的發(fā)展經(jīng)驗、眾多的客戶(hù)應用案例,以及豐富的實(shí)施應用經(jīng)驗,深得天津市人民政府口岸辦的信賴(lài)和歡迎,并成功贏(yíng)得天津市人民政府口岸辦的青睞,雙方成功合作。
天津市人民政府口岸辦領(lǐng)導對局里信息化建設高度重視,此次OA項目不僅是要求實(shí)現無(wú)紙化辦公模式,更希望后期將OA系統建立成天津市人民政府口岸辦的知識管理平臺,全面拓展。
自定義門(mén)戶(hù):門(mén)戶(hù)是用來(lái)展示關(guān)鍵信息的平臺,可在門(mén)戶(hù)首頁(yè)上添加許多關(guān)鍵性信息來(lái)展示。門(mén)戶(hù)首頁(yè)放置了包括文件查閱、公文辦理、工作流程、網(wǎng)上班車(chē)、內部郵件在內的幾個(gè)模塊,更注重和強調簡(jiǎn)單實(shí)用
公文管理:通過(guò)協(xié)同辦公系統加強整個(gè)廳內部紅頭文件的及時(shí)上傳下達,可在線(xiàn)跟蹤文件辦理進(jìn)度,及時(shí)進(jìn)行催辦。收文處理單實(shí)現電子化流程,提升文件審批、傳閱的效率,同時(shí)便于歷史文件的檢索查閱。
信息管理:實(shí)現信息發(fā)布及數據共享,提供有效的發(fā)布渠道,以使信息得到及時(shí)發(fā)布、共享、利用、沉淀。
工作流程:天津人民政府口岸辦所應用流程不多,設置、優(yōu)化處理包括辦公室和后勤服務(wù)中心兩大類(lèi)。通過(guò)流程圖形化定義界面,可根據實(shí)際情況靈活自定義工作流程,用戶(hù)可以控制流程步驟數,設置每一步驟的處理人、處理部門(mén)、處理權限及處理時(shí)限,對辦公和業(yè)務(wù)各個(gè)環(huán)節的監控與分析,管理人員可以方便地對數據和記錄進(jìn)行分析,進(jìn)而提煉出對管理有進(jìn)的信息,把握工作進(jìn)度,監督執行效果。
文件柜檔案管理:在未使用OA系統之前,天津人民政府口岸辦保留著(zhù)傳統手工式檔案管理方法,不僅檔案不易保存,而且查找起來(lái)更為不便。而通過(guò)在OA系統里搭建檔案管理功能,使日常的檔案查詢(xún)、檔案銷(xiāo)毀、檔案借閱、檔案統計等工作都變得輕松起來(lái)。
催辦督辦:每一個(gè)任務(wù)(包括公文處理、個(gè)人任務(wù)、部門(mén)任務(wù)等)一般都有一個(gè)標準的辦理時(shí)間,甚至是細化到每一個(gè)流程中處理節點(diǎn)的辦理時(shí)間。因此協(xié)同辦公系統針對每一個(gè)任務(wù)流程的每一個(gè)處理節點(diǎn)設置了標準辦理時(shí)間,如果超過(guò)這個(gè)時(shí)間,可以通過(guò)催辦、督辦、提醒等方式提醒處理人處理,使任務(wù)能夠在短的時(shí)間內處理完畢。
車(chē)輛管理: 通過(guò)工作流與自定義模塊開(kāi)發(fā)的方式實(shí)現需求。建立車(chē)輛申請流程,流程流轉到車(chē)隊環(huán)節,由車(chē)隊選擇車(chē)輛并填寫(xiě)派車(chē)回執單并自動(dòng)發(fā)送郵件給用車(chē)人員,用車(chē)人員用車(chē)。
會(huì )務(wù)管理:通過(guò)統一的管理平臺,進(jìn)行會(huì )議室使用情況的及時(shí)查看,使會(huì )議人員選擇相對空閑的會(huì )議室進(jìn)行申請,顯示的方式進(jìn)行了清晰化調整,從而推動(dòng)辦公人員會(huì )議工作的及時(shí)有效地開(kāi)展。
公文管理:集團內部發(fā)文流程種類(lèi)較多,收文(簽報)卻因其有制式背景圖片,再加上需要多個(gè)公文管理模塊所沒(méi)有的字段類(lèi)型支持,這些都可以采用工作流程來(lái)實(shí)現。
VPN整合:用戶(hù)每次登陸系統,需先通過(guò)VPN驗證,確保內部信息安全。